Privacy

SURF hecht belang aan de privacy van bezoekers, sprekers en andere betrokkenen van de SURF Onderwijsdagen. We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Op deze pagina vind je meer informatie over de omgang met persoonsgegevens en het gebruik van cookies.

Privacyverklaring SURF Onderwijsdagen

Over deze privacyverklaring

De coöperatie SURF is een samenwerkingsorganisatie voor onderwijs en onderzoek in Nederland. De coöperatie SURF bestaat uit het bureau van de coöperatie (SURF-bureau) en 3 werkmaatschappijen: SURFmarket, SURFnet en SURFsara (hierna gezamenlijk: “SURF”). De 3 werkmaatschappijen en SURFbureau werken steeds nauwer samen om een zo goed mogelijk aanbod te kunnen doen aan de leden van de coöperatie. In het kader van deze samenwerking en het feit dat alle SURF-organisaties primair werken voor de leden, zal SURF met de bovengenoemde SURF-organisaties gezamenlijk optreden als verwerkingsverantwoordelijken voor de in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen voor de SURF Onderwijsdagen.

Het gaat hierbij om het verwerken van je gegevens voor het:

SURF acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang.  We verwerken en beveiligen je persoonsgegevens dan ook zorgvuldig.

Bij deze verwerking houdt SURF zich aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

  • we duidelijk vermelden voor welke doeleinden we je persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring.
  • we het verzamelen van je persoonsgegevens beperken tot alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • we passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht je persoonsgegevens verwerken.
  • we je recht respecteren om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

We raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Inschrijving SURF Onderwijsdagen
Via onze website kun je je aanmelden voor de SURF Onderwijsdagen. Als je je via onze website aanmeldt voor dit evenement, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • organisatie, waarbij je werkzaam bent (verplicht veld)
  • organisatiesector, waarin je werkzaam bent
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Rechtsgrond
De verwerking van je gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die SURF met jou aangaat voor jouw deelname aan de SURF Onderwijsdagen (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Daarnaast voeren we statistisch onderzoek uit met je gegevens. Deze verwerking vindt plaats op grond gerechtvaardigd belang van SURF (artikel 6 lid 1 sub f AVG). SURF heeft belang bij het verrichten van statistisch onderzoek, om zo haar diensten te verbeteren.

Bewaartermijnen
Wanneer je je inschrijft voor een evenement van SURF via onze website, bewaart SURF je gegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog gedurende een periode van 13 maanden voor het verrichten van statistisch onderzoek. Als je je inschrijft voor een betaald evenement, bewaart SURF je gegevens gedurende een periode van 10 jaar, in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijn.

Indienen sessievoorstel
Via onze website is het mogelijk een sessievoorstel voor de SURF Onderwijsdagen in te dienen. Als je je via onze website aanmeldt om een sessie te verzorgen, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • mobiel telefoonnummer (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • organisatie of instelling, waarbij je werkzaam bent
  • organisatiesector, waarin je werkzaam bent

Rechtsgrond
De verwerking van je gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die SURF met jou aangaat voor het verwerken van jouw sessievoorstel (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaartermijnen  
Wanneer je via onze website een sessievoorstel indient, bewaart SURF je gegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog twee maanden voor eventuele vervolgvragen en het versturen van de evaluatie van je sessie

Contact middels e-mail of via het contactformulier
Als je via e-mail of contactformulier contact met ons opneemt voor vragen of support, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

  • eventuele overige persoonsgegevens die je ons toestuurt in de e-mail.

Rechtsgrond
De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die SURF met jou aangaat ter beantwoording van je vraag (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaartermijnen
Wanneer je via e-mail of contactformulier contact met ons opneemt, bewaren wij jouw gegevens zolang als naar de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en tot één maand hierna voor eventuele vervolgvragen.

Foto’s, video’s en vlogs tijdens SURF Onderwijsdagen
Tijdens de SURF Onderwijsdagen worden er foto’s, video’s en/of vlogs gemaakt door professionele fotografen, cameramannen en SURF. Deze beelden kunnen wij gebruiken op Twitter, op onze website, in de nieuwsbrief of een mailing van SURF over de Onderwijsdagen.

Rechtsgrond
Wij verwerken deze beelden alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Bij de inschrijving voor de SURF Onderwijsdagen moet je aangeven of je wel of niet (duidelijk herkenbaar) op deze beelden wil verschijnen. Wij werken met een kleurensysteem. Aan de hand van je voorkeur krijg je bij het evenement een keycord met een bepaalde kleur. Fotografen, cameramensen en SURF houden dan rekening met je voorkeur. 

Bewaartermijn
Wanneer je akkoord gaat met de verwerking van beelden waar jij mogelijk duidelijk herkenbaar op staat, bewaren wij deze beelden niet langer dan 1 jaar na het evenement.  

Video plenaire en/of parallelsessies
Tijdens SURF Onderwijsdagen worden beeld- en geluidsopnames van plenaire en/of parallelsessies gemaakt met als doel kennisoverdracht. Sprekers zullen hier duidelijk in beeld zijn, bezoekers zullen over het algemeen niet herkenbaar in beeld zijn. Dit kunnen wij echt niet garanderen. Indien je niet kenbaar in beeld wilt komen, kun je achterin de zaal plaatsnemen. Deze video’s plaatsen wij op onze Terugblikpagina op www.surfonderwijsdagen.nl voor de termijn zoals hieronder beschreven.

Rechtsgrond
De verwerking van je gegevens vindt plaats op grond van gerechtvaardigd belang van SURF (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De video’s vallen onder de onder ‘journalistieke/academische uiting’ (artikel 85 AVG) en worden alleen op internet geplaatst zolang ze een journalistieke of wetenschappelijke waarde hebben.

Bewaartermijnen
We bewaren de video’s zolang ze nog een journalistieke of wetenschappelijke waarde hebben. We hanteren een minimale bewaartermijn van 5 jaar, vanaf de datum van het betreffende evenement. Na deze termijn zal er tweejaarlijks worden beoordeeld of de video’s nog journalistieke of wetenschappelijke waarde hebben.

Ontvangers van je gegevens

De door jou verstrekte gegevens worden alleen aan derde partijen verstrekt als dit noodzakelijk is voor de levering van de betreffende dienst aan jou.

Verder verstrekt SURF de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen als je hiervoor geen toestemming hebt gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van een fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval is SURF wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Beveiliging

We hebben onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen:

  • Ons systeem is alleen toegankelijk vanuit het SURF-netwerk en via een beveiligde VPN-verbinding.
  • We maken gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) om de veiligheid van datatransfers te waarborgen.
  • We treffen organisatorische toegangsmaatregelen.
  • We treffen fysieke toegangsmaatregelen.

Je rechten met betrekking tot je gegevens

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • Je kunt een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van je gegevens wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
  • Je kunt een verzoek indienen om inzage te verkrijgen in de gegevens die we van jou verwerken.
  • Je kunt bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens, als we je gegevens verwerken op basis van een eigen gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang.
  • Je kunt een verzoek indienen tot beperking van de verwerking van je gegevens ten aanzien van de verwerking van gegevens waartegen je bezwaar hebt gemaakt, die je onrechtmatig acht, waarvan je de juistheid van de persoonsgegevens hebt betwist of wanneer we de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.
  • Je kunt een overzicht, in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.
  • Je kunt de door jou gegeven toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken. Zo kun je bijvoorbeeld je toestemming tot het versturen van de nieuwsbrief intrekken door op de link in de betreffende e-mail te klikken. Het intrekken van je toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van je toestemming vóór de intrekking daarvan;
  • Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij SURF. Als jij en SURF er echter niet samen uitkomen en het antwoord van SURF op je klacht niet leidt tot een acceptabel resultaat, heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen, kun je contact opnemen met SURF via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

SURF behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Cookiebeleid

Lees ook onze cookieverklaring. Daarin lees je welke cookies we via surf.nl, waarvan de website www.surfonderwijsdagen.nl een subsite is, op je computer plaatsen en waarom.

Contactgegevens

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
owd@surf.nl
+31-887873000                                                    

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 13 juni 2018.

Laatste wijziging op 13 jun 2018